まず自社にITを導入する際には、自社が抱える経営課題が何かを具体的に把握することが重要です。より具体的な経営課題を把握するためには、業務が行われている現場を実際に見に行ったり、従業員と一緒に自社の問題意識を確認していくとよいでしょう。

自社の経営課題の整理ができたら、経営課題を解決するIT導入の方向性の策定をしていきましょう。策定の段階では、洗い出した経営課題に対して適したITシステムはどのようなものがあるのかを整理して、自社の経営課題と照らし合わせて比較検討できる準備を整えるとよいでしょう。

次に自社のIT導入の方向性をベースに、具体的なIT導入計画を策定していきます。計画を練る際には、他社事例を参考にして自社の「ヒト・カネ・モノ」を棚卸して、導入の時期、予算、導入プロジェクトメンバーの選定といった導入計画をつくっていきましょう。

IT導入計画に最適な製品やサービスを調査し、それらを提供するITベンダーを探します、ITシステムには製品やサービスごとに用途や機能が変わるだけでなく、同じ製品でもオリジナル開発やパッケージ利用、パッケージの改良など、様々な種類の導入方法があります。選定の際には、自社に合わせたメリット・デメリットを十分に比較検討した上で進めていきましょう。

ITシステムの選定後は、実際にサービス提供者となるITベンダーとの商談に入ります。IT導入の目的は自社の経営課題の解決です。そのため、商談の際には自社の経営課題やIT導入によって経営・業務改善を図るべきポイントを明確に伝えることが重要です。さらにIT導入に関する投資額や運用費についても明確に伝えることで、ITベンダーからより具体的な情報提供や提案を受けられるようになるでしょう。

ITベンダーからの提案内容を元に、経営者や実務担当者が実際の業務に照らし合わせてIT導入計画を具体的に進めていきます。ITベンダー側からの提案に対して特に確認をしたいポイントは3点です。
提案されたITツールによって自社の経営課題は解決できそうかITツールの導入に伴う費用感は想定内か自社のキャパシティに対して、ツールがオーバースペックになっていないか。
この確認ポイントと共に自社のニーズにあった選定基準を設けて検討し、導入を決定します。また導入の推進にあたって、自社内の体制整備も同時に進めるようにしましょう。

IT導入の段取りが整った後は、ITベンダーと協力をして導入プロジェクトが始まります。プロジェクトの成功には、自社とITベンダーとの連携が欠かせません。ITベンダーに任せっきりになるのではなく、自社のリソースの確保やプロジェクトチーム内のコミュニケーションも密に行えるようにしておきましょう。

社内へのIT導入が完了した次のステップとして、導入したシステムの社内周知と社員研修が必要です。現場の社員にはIT導入の意図が伝わっていないケースがあるため、ITツールの稼働の前には必ず経営者がトップに立って、ITの導入に至った経緯や、導入によるメリットをしっかりと伝えることが大切です。
社内への周知によって従業員の理解を得られたら、実際にITシステムを使いこなせるようになるための社内研修を進めていきましょう。新しいシステム導入の際には、従業員の習熟度が高まるまでの間、一時的に生産効率が落ちる場合があります。現場の混乱を防ぐためにも、IT導入の直後には一時的に現場の業務ウェイトを減らすなどの柔軟な対応ができる体制の整備をしておくとよいでしょう。

ITシステムは導入して完了ではなく、常に経営と現場の状況を確認しつつ、システム自体を自社に最適化する取り組みが必要です。定期的に現場の声を吸い上げ、都度変わっていく経営課題と照らし合わせたITのアップデートをする体制を整えていきましょう。